연구 행정 해야 하는데…

“저 실험실 자체가 처음인데요”
“저는 이공계 전공자도 아닌데요”
“저는 서류 처리 한 번도 해본 적 없는데요”
하시는 아직 모든 것이 낯선분들을 위한 총 정리 편을 준비하였습니다.

“다음 주부터 연구 행정 맡게 되었는데 아무것도 모르겠어요”
연구실 경험이 없거나, 이공계 실험실 체계에 익숙지 않은 분들은
이번 연재의 첫 회차인 <행정은 내가 할게, 연구는 누가 할래? - 아 응애 탈출이에요 연구실 뉴비 필독!>를 통해
전체적인 흐름을 이해하신 다음 아래의 체크리스트 채워나가기로 시작해 보시는 걸 추천드립니다.

슬프면서도 다행인 소식은 “그건 완전 당연한 일”이라는 것.
그리고 “한동안은 그 상태가 정상”이라는 것입니다.
어떻게 처음부터 모든 것을 잘하겠냐는 생각이 들면서도 ‘이렇게 이해가 안 돼도 되나?’ ‘이게 맞나?’라는 의구심이 자꾸만 드실 거에요.
하지만! 그건 정말 당연한 일이고, 평범한 반응입니다.
우리는 산학협력단이나 행정실의 직원도 아니고, 직원분들도 모든 처리 방법을 아는 것은 아니거든요.

아래의 상태 리스트를 먼저 확인하세요. :)

이미지 출처: 과학통통 제작

구체적인 체크 리스트를 아래에 작성해 두었으니 업무 착수 후 약 2주 동안은 다음의 체크리스트를 체크해 나가는 방식으로 나아가보세요. :)

이미지 출처: 과학통통 제작

이미지 출처: 과학통통 제작

사진 파일에 담지 못한 더욱 디테일한 항목입니다. 꼼꼼히 확인하시고 싶으시면 이 내용도 참고하세요. :)

□ 연구행정 시스템 또한 학교 포털의 계정을 사용하나요?
□ 나의 사번, 직위, 소속은 무엇인가요?
□ 연구행정 시스템에서 나는 우리 연구실의(혹은 특정 연구과제의) 접근권한이 있나요?
□ 접근 권한이 없다면, 접근 권한은 누구에게 신청하나요?
□ 우리 연구실에서 몇 개의 연구과제가 진행되고 있나요?
□ 우리 연구실의 과제 중 나는 어떤 과제를 담당하고 있나요?
□ 우리 연구실의 연구비 과제 카드는 몇 개이며, 누가 갖고 있나요?
□ 내가 담당하는 연구비 과제 카드의 온라인 사용은 어떻게 하나요? (온라인 결제 비밀번호는 무엇인가요?)
□ 내가 담당하는 연구비 과제 카드의 카드 사용자는 누구인가요? (내 명의/교수님 명의/기타)
□ 내가 담당하는 연구비 과제 카드 중 내가 사용자로 등록된 카드는 신한 SOL pay 등 은행 간편 결제 어플에 등록이 가능합니다.
 간편 결제 등록이 완료되었나요?

□ 우리 연구실에서 자주 거래하는 업체 목록이 있나요?
□ 우리 연구실과 자주 거래하는 업체는 어떻게 결제를 하고 있나요? (납품 시마다, 매달 말일, 3달에 1번, nnn만원이 채워지면 한 번씩 등)
□ 실험실 공용 소모품(랩, 호일, 팁, 티슈, 물, 배지, 플라스틱 웨어 등)은 어디에 보관하나요?
□ 실험실 공용 소모품을 거의 다 사용해갈 때, 누가, 얼마큼 주문하나요?
□ A4용지, 탕비실 물품 등은 누가, 어떤 것을, 얼마큼 주문하나요?

[서류 관리 관련 체크리스트]

□ 우리 연구실에서 사용하는 공용 클라우드 계정 혹은 폴더가 있나요?
□ 우리 연구실의 관리 서류에 접근이 가능한가요? 접근 권한이 없다면, 누구에게 신청하나요?
□ 행정 서류는 어디에 보관해야 하나요?
□ 컬러 프린트와 스캔이 자유롭게 가능한가요?
□ 연구 행정 서류의 템플릿은 어디에서 다운받을 수 있나요?
□ 지도교수님의 서명이 필요한 경우, 도장/전자서명/날인 중 어떻게 결제해야 하나요?
□ 전자서명으로 처리하는 경우, 서명본 파일은 받았나요?
□ 도장으로 처리하는 경우, 도장은 받았나요?

지금 모르는 것이 많은 것은 너무나도 당연하답니다.

이번 연재에서 답을 찾으실 수 있다면 좋겠습니다. 그럼에도 답을 찾을 수 없다면 일단 물어보세요.
서류를 잘못 제출하더라도 괜찮습니다. 수정 요청을 주실 거고, 수정해서 제출하면 되거든요!
마지막으로 <이번 연재를 읽으신 분들이라면 절대 하지 않을 ’흔한 실수’ 리스트>를 공유드리며 마무리하겠습니다.

이미지 출처: 과학통통 제작

연구도, 실험도, 논문도, 행정도, 수업도 모두 모두 잘 해내기란 사실상 불가능에 가깝지요.