[과학통통 시즌5] 행정은 내가 할게, 연구는 누가 할래? - 외국 학회 준비는 참여 연구원 등록부터 | 최신글 > 연재 > 동향

[과학통통 시즌5] 행정은 내가 할게, 연구는 누가 할래? - 외국 학회 준비는 참여 연구원 등록부터

등록2026.02.13.
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등록2026.02.13.
조회676

오늘은 국외 학회 준비하기입니다!

해외로, 영어로, 큰 학회에 참석하려니 두근두근 설레기도 하고, 걱정도 많으시지요~?

학회에서 발표를 위한 abstract을 제출하고, 포스터 규격에 맞추어 포스터도 출력하고, 여행용 어댑터도 사고, 환전도 하고!

오늘은 어떤 숙소를 예약해야 하는지, 환전은 얼마나 하면 되는지, 비자 발급이나 여행자 보험도 지원이 되는지, 어떤 증빙서류를 준비해야 하는지 자세하게 설명드려볼게요. :)

# Step by step
일단 이 순서대로 진행해 보세요!

※ 국외 학회 참석은 출장 중 국외 출장에 속합니다. 국내 학회 출장도 구조는 같습니다.

1. 어떤 재원으로 결제할 것 인지, 나의 출장비 지원이 가능한지 확인
2. 비행기·숙소 예약, 학회 등록, 여행자보험 가입 (,비자 발급)
3. 여행 중 증빙자료 수집 (영수증 챙기기, 학회 참가 사진 남기기)
4. 귀국 후 학회비 정산 신청

음... 행정은 항상 이게 참 문제입니다.

글로 보면 무지 간결하고, 쉬워 보이는데 막상 실행하려 하면 손도 많이 가고, 복잡한 것 같거든요.

→ 자, 그럼 실제상황에서 일어날 수 있는 일을 예시로 살펴볼까요?
우리 연구실은 이번 <행복한 대학원생 학회>에 모든 연구실원이 참여하기로 했습니다.
A과제의 비용으로 출장여비를 신청하기로 했습니다.
그런데 다른 연구원들과 다르게 김OO 학생은 A과제에 참여연구원으로 등록되어 있지 않습니다.
이 경우 김OO 학생은 학회에 갈 수 있을까요?
→→→ 정답은 “갈 수 없다”입니다.

먼저, 이론적으로 비행기 티켓 및 숙소 예약 시에는
구매처/카드사에서 이것이 누구의 예약 인지 알 수 없으니 결제 자체는 가능하겠지만
김OO 학생은 A 과제에 속해있지 않기 때문에 청구가 불가능합니다.

사정에 따라 선 사용 후 추후 예산 변경으로 청구가 가능할 수 있으나
권장되지 않으므로 먼저 A 과제에 참여연구원으로 등록 후 사용하시는 것이 가장 좋습니다.

또한, 개인 카드로 선 결제 후 추후 돌려받는 것도 불가능합니다.

숙소비 등 은 개인카드 사용 후, 명시된 예산 상한액의 80%(비율은 과제마다 다를 수 있습니다.)를 돌려받을 수도 있으나

비행기/철도/선박 티켓 등 운임비는 개인카드 사용이 불가하며 실비 지급입니다.
※ 연구실 사정에 따라 개인 카드 사용을 권장하는 곳이 있을 수 있습니다. 그러나 원칙적으로 불가능하며 안전하지 않은 방법이오니 연구활동을 위한 출장/학회참석 등을 위한 지출은 과제의 카드를 사용해 주세요.

# 과제에 참여 연구원으로 등록하기 위해서는 일반적으로 아래의 순서를 따릅니다.
1. 연구실의 행정 혹은 해당 과제 담당자가
2. 참여 연구원으로 등록하려는 학생/연구원/연구교수의 정보와 등록 서류를 받아서
3. 연구행정 시스템에 업로드 한 다음 승인
※ 만약 내가 과제 담당자인데 어떻게 하는지 모른다면 행정실/산학협력단에 해당 과제 결재를 담당해 주는 선생님께 문의해 보세요.

※ 참여연구원 등록은 연구과제의 기한과 상관없이 참여연구원 별 참여 기간이 설정되므로 유의해주세요.

참여연구원 등록까지 다 마치셨으면 자세히 알아보겠습니다. :D

# 어디까지 청구되는 거에요?
먼저, 학교의 산학협력단 관련 규정을 살펴보셔야 합니다.
일반적으로 인정되는 항목은 다음과 같습니다. ※ 다만! 앞에서 언급드린 대로 연구비를 쓰고자 하는 연구 과제에 참여 연구자로 등록되어 있어야 합니다.

※ 모든 체제비는 개인의 구분표 별 직위에 따라 상한선 금액이 상이합니다.

<운임비>
- (비행이 불가피한 경우) 항공권 전액
- (국내인 경우) 기차(KTX, SRT 등)/시외버스 비용 전액
- (같은 시내/도내인 경우) 택시비 (일반적으로 행사 참석인원 약 4명당 1대의 차를 이용할 수 있습니다.
- (자차를 이용하는 경우) 거리에 따른 연료비 및 주차비 (다만 자차 이용의 경우, 꼭 필요한 사안이 아니라면 권장되지 않고, 일반적으로 행사 참석인원 약 4명당 1대의 차를 이용할 수 있습니다.)

<숙박비>
- 여행지에서 지내는 동안 필요한 일 수만큼 계산됩니다.
→ 예를 들어, 미국에서 열린 학회에 월요일 아침 9시부터 참가하는 경우,
통상적으로 일요일에 도착하는 것 이 불가피할 수 있습니다.
이 경우 일요일부터도 출장일수로 인정됩니다. (사전에 결제 담당자에 문의하세요.)

<식비>
- 여행지에서 지내는 동안 필요한 일 수만큼 계산됩니다.
※ 다만, 예를 들어, 종일 식사를 제공하는 학회에 1일 참석한 경우 해당 체제비를 공제하여(하루치 식비) 신청해야 합니다.

<일비>
- 여행지에서 지내는 동안 필요한 일 수만큼 일괄 지급됩니다.

<준비금>
- 여행지에서의 체류기간과 개인의 직위에 따라 상한선 금액이 상이합니다.

# 어디를 가느냐, 누가 가느냐
여비 지급 시에는 여비 지급 구분표를 확인해야 합니다.
서울대학교 산학협력단의 <연구 및 산학협력 관련 규정>을 예로 설명드려볼게요. (학교마다 규정 및 내용은 대동소이합니다.)

출처 - 서울대학교 산학협력단 <연구 및 산학협력 관련 규정>

살펴보면,

교수님: 교수/부교수인 경우 “제2호 나.” | 조교수인 경우 “제3호 가.”
그 외 모든 참여연구원: “제3호 나.”에 해당합니다.

→ 그럼 여비의 각 항목에서 얼마가 지급되는지 확인해볼까요? (아래의 시나리오를 연구실 사정에 맞게 바꾸어 사용해보세요.)

<행복한 대학원생 학회> 참가 시나리오

다음 달에 열리는 <행복한 대학원생 학회>에 우리 연구실 구성원 모두가 참가하기로 했습니다.
연구실 구성원은 교수님(부교수), 김박사님, 박사과정생 1명, 석사과정생 1명으로 총 4명입니다.
모든 구성원이 A과제에 참여연구원으로 등록되어 있으며, A과제는 본교 규정을 따릅니다.
학회는 미국 캘리포니아 로스앤젤레스에서 열리며, 월, 화, 수 3일 동안 09:00~18:00 동안 진행되는 일정입니다.

따로 식사가 지원되지 않습니다.

<운임비>
→ 비행기 티켓부터 결제해요

운임비는 실비로 지급이 됩니다.

상기 [별표 1-여비 지급 구분표]에 따르면

교수님: 제2호 나.

김박사님, 박사과정생, 석사과정생: 제3호 나.

에 해당합니다.

출처 - 서울대학교 산학협력단 <연구 및 산학협력 관련 규정>상기 우리가 설정한 연구실의 경우,교수님만 제2호 - 중간 정액(Business Class) 실비 이고,
다른 구성원은 모두 제3호 - 2등 정액(Economy Class) 실비 입니다.
교수님의 경우, Business class 실비 결제가 가능하고,
다른 모든 구성원은 Economy class 실비 결제가 가능합니다.
※ 다만, 결제 담당자에 비지니스 클래스 결제가 가능한지 한번 더 확인 후 결제해주세요.
※ 본 규정에 따르면(별표4 비고), 항공마일리지를 이용하여 항공운임을 절약한 경우, 일부 지급이 가능합니다.

그 다음 국가별 등급 구분표를 확인하여 우리가 가고자 하는 지역이 가,나,다,라 등급 중 어디에 해당하는지 확인하세요.

출처 - 서울대학교 산학협력단 <연구 및 산학협력 관련 규정>

미국에서 열리는 학회니까 "가" 등급에 해당합니다.

그럼 이제 지금부터는 여행 가는 것처럼 준비하시면 됩니다.

서울대학교는 서울에 있으므로 인천공항(ICN)에서 출발하고,

캘리포니아 로스앤젤레스 공항(LAX)에 도착하는 비행기 중 어떤 항공이든 이용 가능합니다.
공식 홈페이지/제휴 홈페이지 등 어떤 곳 이든 결제 가능합니다.
표에도 기재된 것과 같이 항공영수증을 증빙서류로 준비해 주세요.

<체제비 - 숙박비, 식비, 일비>
숙박비는 연구비카드로 괄호에 있는 상한액 내에서 결제하거나, 상한액의 80%(할인정액) 추후 지급받는 것 중 고를 수 있습니다.

일비와 식비는 각 구분에 맞추어 지원됩니다.

국외출장은 USD 기준으로 계산되며 당시 환율을 반영하여 지급됩니다.

출처 - 서울대학교 산학협력단 <연구 및 산학협력 관련 규정>

<행복한 대학원생 학회>에 참여하는 연구실 구성원 대상으로 계산해 보면,

교수님(1명)은 숙박비 230USD(실비) / 식비 140USD / 일비 50USD
다른 구성원(3명)은 숙박비 160USD(실비) / 식비 90USD / 일비 40USD 가 지원됩니다.

→ 숙박비는 결제 혹은 80%(할인정액) 지급 / 식비, 일비는 지급

상기 국외출장여비 체제비 지급표를 참고하면
교수님은 숙박비 230USD(실비), 다른 구성원은 숙박비 160USD(실비) 가 지원됩니다.
2026년 1월 27일 환율 기준으로 각각 33만 2968원, 23만 1630원이고, 실비 결제 시 상한액까지 결제 가능합니다.

할인정액(실비 상한액의 80% 정액)을 받는 경우,

184USD, 128USD (각각 26만 6343원, 18만 5282원)가 추후 지급 되므로 정산이 필요 없습니다.

개인카드로 자유롭게 결제 후 할인정액을 지급받을 수 있습니다.
실비 결제의 경우 영수증을 증빙자료로 챙겨주세요.

<식비, 일비>
식비와 일비는 여행일 수만큼 각각 지원되므로 연구비 카드가 아닌 개인 현금/카드로 자유롭게 결제하시고,

영수증을 따로 챙기실 필요 없습니다.
교수님은 일비 50USD(약 7만 원) / 식비 140USD(20만 원),
다른 구성원은 일비 40USD(약 5만 7천 원) / 식비 90USD(약 13만 원)

→ 실제상황에서 어떤 일이 일어날 수 있는지 확인해 볼까요?

Q. 호텔에 도착하여 직접 결제해도 되나요?
A. 네, 가능합니다. 다만 할인정액으로 추후지급받을 것 이 아니라면 반드시 연구비 카드로 결제해야 합니다.

Q. 제가 받을 수 있는 숙박비(규정) 보다 더 비싼 호텔에 가고 싶어요.
A. 이런 경우에는 대면결제로 호텔 측에 카드를 2개로 나누어 (연구비카드+개인카드) 결제하는 방법이 있고,
또 다른 방법은 숙박비를 실비로 결제하는 대신, 개인카드로 결제 후 할인정액(실비 상한액의 80% 정액)을 받는 방법이 있습니다.

<준비금>
국외 출장시에 소요되는 비자 발급비, 여행자보험가입비 등 사전 준비를 위해 필요한 항목은 준비금 항목으로 지급됩니다.

출처 - 서울대학교 산학협력단 <연구 및 산학협력 관련 규정>
국외출장준비금 지급표로 확인해 보면 우리는 15일 미만 여행하므로 교수님은 20만 원 이내,
다른 구성원은 15만 원 이내로 실비 지원이 가능합니다.
※ 학회등록비의 구분은 학교/연구실 사정에 따라 결제 방법이 달라질 수 있습니다. 먼저 담당자에 문의 후 결제하세요.

결국 국외학회 준비는

"어떤 재원"으로 "누가" "어디를" 가느냐입니다.

간단한 체크리스트를 공유드리며 마무리하겠습니다.

☐ 참여연구원 등록하기

☐ 항공권은 무조건 연구비 카드로 결제!

☐ 기타 비용(학회비, 비자등록, 여행자보험)은 준비금으로 지원 가능한지 연구실 내 논의 및 결재 담당자에 문의

☐ 숙박비는 실비(온/오프라인 연구비카드 결제) 혹은 할인정액 중 선택

☐ 일비/식비 확인하여 대략적 1일 생활비 계산 및 환전

☐ 학회 정보와 참석자의 모습이 담긴 사진 찍기

☐ 여행 중 정산이 필요한 항공권/숙박비/준비금 은 영수증 등 증빙자료 챙기기

☐ 정산이 필요하지 않은 할인정액 숙박비, 식비, 생활비는 영수증 챙길 필요 없음

☐ 귀국 후 교내 규정에 따라 출장보고서 및 증빙서류 제출

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