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[변호사/회계사의 조언 - 연구실 밖은 정글] 연구비 카드로 소고기 회식? ‘기록’과 ‘기억’의 싸움 (2화) 변호사/회계사의 조언 - 연구실 밖은 정글 연재

[변호사/회계사의 조언 - 연구실 밖은 정글] 연구비 카드로 소고기 회식? ‘기록’과 ‘기억’의 싸움 (2화)

  • 등록2026.01.29.
  • 조회4259
"변호사님, 연구 과제 성공 기념으로 학생들과 소고기 좀 사 먹었습니다. 연구비 카드에 '회의비' 항목이 남아서 썼는데, 이게 횡령입니까?"
연구자분들이 사석에서 종종 물어보시는 질문입니다. 
질문하시는 분들의 표정에는 묘한 억울함이 서려 있습니다. "이 연구하느라 밤새우고 컵라면 먹은 게 얼마인데, 고작 고기 한 번 사 먹은 게 죄가 되느냐"는 항변이겠지요.

결론부터 말씀드리겠습니다. 
연구비 카드로 소고기를 드신 경우라도, 규정상 회의비로 인정될 수 있는 요건을 충족한다면 문제 되지 않을 수 있습니다.

ⓒ Mohamed_hassan, 출처 Pixabay

안녕하세요. 
변호사 겸 공인회계사(KICPA), 김명규입니다. 
지난 화에서 자금을 이체하는 행위의 위험성을 다뤘다면, 오늘은 여러분이 매일 사용하는 '연구비 카드' 이야기를 해보려 합니다.

연구 현장에서 가장 빈번하게 지적되고, 감사 과정에서 가장 많은 연구자를 곤혹스럽게 만드는 것이 바로 이 '회의비 및 식대' 문제입니다. 금액으로 치면 몇 십만 원에 불과할지 모르지만, 이 작은 구멍 하나가 연구비 관리의 투명성을 의심하게 만들고, 더 큰 조사를 불러오는 단초가 되기도 합니다.


회식인가, 회의인가? 법이 묻고 장부가 답하다

변호사이자 회계사의 관점에서, '회식'과 '회의 후 식사'는 목적이 완전히 다릅니다. 
우리가 흔히 말하는 '회식'은 사기 진작이나 단합을 위한 조직 관리 성격이 강합니다. 
반면, '회의비'는 연구 수행을 위해 필요한 논의를 진행하고, 그 연장선상에서 이루어지는 식사를 의미합니다.

문제는 이 둘의 외형이 구분되지 않는다는 점입니다. 똑같은 식당에서, 똑같은 사람들이, 똑같은 법인카드로 결제합니다. 
겉으로 봐서는 구분이 불가능합니다. 그래서 수사기관과 감사원은 ‘연구 관련성’ 내지 ‘과제 수행 관련성’이라는 잣대를 들이댑니다.


"식사가 주목적이었나, 아니면 연구 논의가 주목적이고 식사는 부수적이었나?"

연구자분들은 당연히 "회의가 주목적이었다"고 주장합니다. 하지만 정글의 룰은 냉혹합니다. 
제3자인 감사인의 눈에는 주장(Claim)만 있고 증거(Evidence)가 보이지 않는 경우가 많습니다.
여기서부터 연구자와 시스템 간의 인식 차이가 발생합니다.


당신을 지켜보는 눈: IRIS의 모니터링 시스템

"설마 수만 건의 식대 내역을 사람이 일일이 다 보겠어?" 네, 사람은 안 봅니다. 대신 시스템이 봅니다.
현재 범부처통합연구지원시스템(IRIS)이나 이지바로(Ez-baro) 등은 고도화된 상시 모니터링 시스템을 탑재하고 있습니다. 
이 시스템은 다년간 축적된 결제 데이터를 기반으로 설정된 ‘부적정 집행 의심 패턴’을 선별해 냅니다.

여러분이 카드를 긁는 순간 전송되는 [가맹점 코드 + 결제 시각 + 결제 장소] 데이터를 기반으로 다음과 같은 경고등(Red Flag)이 켜집니다.
* 심야 시간대(23시 이후) 사용: 회의를 밤 11시까지 했다는 것이 불가능한 것은 아니지만, 통상적으로 회의의 연장선으로 인정받기 매우 어렵습니다.
  • * 주말 및 공휴일 사용: "주말에 나와서 연구했다"는 주장이 받아들여지려면, 출입 기록이나 초과 근무 대장 같은 확실한 알리바이가 있어야 합니다.
    • * 원거리 사용: 연구실은 서대문구인데, 결제는 교수님 자택인 분당구에서 평일 저녁이나 주말에 이루어졌다면? 이건 가족 식사 등 '사적 유용'으로 추정될 가능성이 높습니다.
    • * 제한 업종 사용: 유흥주점, 노래방 등은 연구비 카드로 결제되는 즉시, 소명 여부와 관계없이 환수 및 제재 대상이 됩니다.

이 경고등이 켜지면, 감사관은 빨간색으로 표시된 내역을 들고 묻습니다. 
"이날 정말 연구 때문에 모이신 거 맞습니까? 회의록 보여주세요."
바로 이 순간, 여러분의 운명은 '영수증'이 아니라 '회의록의 퀄리티'에서 갈립니다.


소명을 위한 3가지 키워드: Time, Place, Document

문제가 되지 않는 지출에는 공통적인 맥락(Context)이 존재하고, 이는 [Time - Place - Document] 정도의 세 가지 기준으로 정리됩니다.

1. Time (시간의 인과관계)
"회의는 2시에 끝났는데, 결제는 밤 10시에 이루어졌나요?"
흔히 발생하는 실수입니다. 오후 회의 후 각자 업무를 보다가, 밤늦게 모여 식사하고 이를 ‘회의비'로 처리하는 경우입니다. 인간적으로 이해는 되지만, 감사 관점에서 회의 종료 시각과 식사 결제 시각 사이의 ‘인접성(Proximity)'이 깨졌기 때문에 ‘부인’당할 위험이 큽니다.
* Check Point: 회의비는 회의 전후 통상적인 식사 시간(점심/저녁) 내에 집행되어야 그 연관성을 인정받기 쉽습니다. 야근 식대라면 별도의 ‘야근 특근 식대’ 규정을 따라야 합니다.

2. Place (장소의 정당성)
"학교는 서대문구인데 강남역에서 회의하고 밥 먹으면 감사에 걸리나요?"
아마 많이들 궁금해하실 겁니다. 과거 구 「국가연구개발사업 연구비 관리 표준 매뉴얼」 등에는 ‘동일 시∙군∙구 내 집행’이라는 명시적인 기준이 있었지만, 2021년 국가연구개발혁신법 시행 이후 해당 문구가 매뉴얼 등에서 삭제되면서 혼란이 가중되었습니다. 
결론부터 말씀드리면, 규정의 빗장(지역 제한)이 풀렸다고 해서 감사의 눈이 감긴 것은 아닙니다. 연구 책임자의 자택 인근이나 연구실과 무관한 번화가에서 집행된 건은 여전히 위험하다고 보셔야 합니다.
  • * Check Point: 「국가연구개발혁신법」 상 지역 제한은 사라져 있으나, 소속 기관(대학 산학협력단 등)의 자체 규정에서는 여전히 ‘관내 집행 원칙’이 남아있을 수 있습니다. 법보다 가까운 것은 사규 내지 내부규정입니다. 반드시 기관 내부 지침을 먼저 확인하시기 바랍니다.

3. Document (기록의 구체성)
"안건: 연구 수행 관련 논의 / 결과: 특이사항 없음"
이것은 회의록이라기보다 요식행위에 불과합니다. 
감사관이 가장 주목하는 것은 ‘포괄적 기재’입니다. 제대로 된 소명 자료가 되려면, 회의록에는 ‘구체적인 연구 트러블 슈팅’ 내용이 담겨 있어야 합니다.
  • * Bad Case:
    •    - 안건: 차년도 과제 방향성 논의
    •    - 내용: 과제 성공을 위한 아이디어 공유
  • * Good Case:
    •    - 일시: 2024. 05. 01. 16:00 ~ 18:00 (식사는 18:10 결제)
    •    - 안건: Cell Line(HEK293) 오염 원인 분석 및 배양 조건 재설정
    •    - 주요 내용: 1. 최근 2주간 발생한 세포 오염(Contamination) 원인 파악하기로 함
      1.                       2. 필터 교체 주기 단축 및 Mycoplasma 테스트 진행하기로 결정
      2.                       3. K 박사, 차주 월요일까지 새로운 Subculture 프로토콜 공유 예정
    •     - 첨부: 오염된 세포 현미경 사진 또는 관련 로그 데이터 1부

구체적인 실험 데이터와 트러블 슈팅 내용이 담긴 회의록은, 그 자체로 해당 식사가 연구의 연장선이었음을 증명하는 강력한 증거가 됩니다. 소고기 여부가 중요한 것이 아니라, '회의 후의 식사'임이 입증되는지가 핵심입니다.


[주의] 내부 연구원끼리 회의, 괜찮을까?

최근 「국가연구개발혁신법」  시행과 함께 학계의 핫이슈로 떠오른 것이 있습니다. 바로 ‘내부 연구원 간의 회의비’입니다.
과거에는 랩 구성원끼리 식사하고 회의비로 처리하는 것이 관행이었으나, 현재는 원칙적으로 외부 기관 참석자가 없는 내부 회의비 집행을 불인정하고, 사전 내부 결재 등 엄격한 요건을 요구하는 추세입니다.
아무리 회의록을 잘 써도, 규정상 ‘내부 회의비 집행 불가’ 항목에 해당한다면 전액 환수 대상이 됩니다. 
따라서 회식을 계획하기 전에, 수행 중인 과제의 규정과 소속 기관(대학 산학협력단 등)의 지침을 반드시 먼저 확인하셔야 합니다.


맺음말: 시스템은 핑계를 들어주지 않습니다

솔직히 말씀드리면, 연구에 몰입하기에도 바쁜 시간에 행정적인 기록까지 챙겨야 하는 현실은 연구자에게 큰 부담입니다. 현재의 시스템이 연구자의 자율성을 옥죄는 측면이 분명히 존재합니다.
하지만 "몰랐다", "바빴다", "관행이다"라는 말은 시스템 앞에서 유효한 디펜스(Defense)가 되지 못합니다. 감사(Audit)는 기본적으로 '의심하는 자(시스템)'와 '증명하는 자(연구자)'의 대화입니다. 이에 대한 여러분의 무기는 오직 '기록(Record)'뿐입니다.

연구비를 횡령하려는 마음이 없었다는 것은, 여러분의 양심입니다.
하지만 연구비를 투명하게 썼다는 사실을 증명하는 것은, 여러분이 남긴 회의록입니다.

오늘 저녁 연구원들과 식사가 예정되어 있다면, 잠시 멈추고, 우리의 식사가 규정에 부합하는지, 오늘 연구실에서 나눈 고민들이 기록으로 남아있는지 확인해 보시기 바랍니다.

다음 화에서는 많은 교수님이 관행처럼 행하다가 징계의 늪에 빠지는 <학생 인건비 공동 관리(풀링제)>의 위험한 구조에 대해 다뤄보겠습니다.


당신의 연구와 일상을 지키는 파트너, 김명규 변호사/공인회계사 드림

※ 본 칼럼은 실무 지식을 바탕으로 AI(Gemini)를 활용해 사례를 각색하였으며, 필자가 직접 집필·검수했습니다.

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본 기사는 네티즌에 의해 작성되었거나 기관에서 작성된 보도자료로, BRIC의 입장이 아님을 밝힙니다. 또한 내용 중 개인에게 중요하다고 생각되는 부분은 사실확인을 꼭 하시기 바랍니다. [기사 오류 신고하기]

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저는 변호사이자 공인회계사(CPA) 자격을 동시에 보유하고 있으며, 
국내 법무법인과 회계법인, 사모펀드, 자산운용사 등에서 투자, 인수합병(M&A), 거버넌스 및 경영권 분쟁 등의 업무를 경험하고 현재는 법률/회계 자문 업무를 하고 있습니다.

본 연재는 바이오 및 기술 기반 연구자, 교수, 그리고 스타트업 대표들이 반드시 직면하는 '돈과 법의 충돌 지점'을 다룹니다.
연구 현장의 흔한 관행이 어떻게 법적 위험으로 둔갑하는지(연구비 횡령, 인건비 정산 문제 등), 그리고 외부 투자 유치 과정에서 재무적 함정에 빠져 경영권을 상실하지 않도록 지분율, RCPS 독소조항 등에 대한 분석과 해결책을 제시합니다.

일반적인 법률, 회계 상식의 나열이 아닌, 공인회계사의 시각으로 재무제표와 장부를 분석하여 위기를 사전에 진단하고 사후적으로 혐의를 소명할지, 변호사의 시각으로 계약서의 함정에 빠지지 않으려면 어떤 조항을 조심해야 할지 구체적인 노하우를 공유함으로써, 연구자들이 오직 연구에만 전념할 수 있도록 돕고자 합니다.
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