[일본 대학원 도전기] (12) 드디어 일본 대학원에 합격하다

Bio통신원(kira(필명))

등록 2024.12.04
조회 2369

[대학원에 합격하다]

입학시험과 면접을 치르고 3주가 지났다. 드디어 박사과정 입시결과가 발표되는 날이다. 떨리는 마음으로 홈페이지를 들어가니 합격자 명단에 내 수험번호가 있었다. 그동안의 노력이 스쳐 지나가며 나 홀로 대학원 도전기가 성공적으로 끝나는 순간이 정말 기뻤다. 해냈구나... 이제 나의 힘든 경험을 필요한 사람들에게 공유하며 도움이 되고 싶다는 생각을 했다.

그리곤 이내 유학 생활에 필요한 돈이 생각났다. 그렇다 유학은 곧 돈이다. 합격은 했지만 일본 대학원은 보통 학생에게 인건비를 지급하지 않는다. 이제부터는 어떻게 유학생활을 유지할지 걱정이 되었다. 가장 큰 문제다. 내가 과연 장학금을 받아서 생활을 유지할 수 있을까? 지금 모아둔 돈으로는 얼마나 버틸 수 있을까? 많은 분들이 공통적으로 고민하는 부분일 것이다. 그렇지만 잠깐은 합격의 기쁨을 누리며 행복했다.

합격 발표 후 입학 허가서가 등기로 전달되었다 (개인정보는 미공개)

합격 후에 등기로 전달되는 서류의 양이 엄청나다. 이후의 등록 과정이나 학생 비자 취득을 위한 과정에 대한 설명이 가득 담겨있고, 일부 광고 전단도 전달이 된다. 한국과 다르게 대부분의 서류가 온라인이 아닌 오프라인으로 직접 전달되는 것이 어색하고 괜스레 읽기 싫어진다. 그렇지만, 이 서류의 내용을 꼼꼼하게 읽어야 한다.

학교마다 서류의 종류가 다르기 때문에 각자 잘 확인하자.

[합격 후 받은 주요 서류]

입학허가서
입학 등록 절차 안내 서류(나의 경우엔 온라인 등록 후 오프라인으로 증명 서류 제출)
Certificate of Eligibility(COE) 취득을 위한 서류 제출 안내 (일본 정부에서 지정한 양식이 있음)
성적표, 학위 증명서 등 증명서류 제출 안내
학생 의무 보험 가입 안내
COE 신청을 위한 우편 제출 서류 체크리스트
정장 구입 안내(옵션)
자전거 구입 및 등록 안내(옵션)
학생 정기권 안내(옵션)
교우회 가입 안내(옵션)
동아리 소개 및 광고(옵션)
기숙사 신청 및 안내(옵션)
입학식 참석 안내(옵션)
입학포기서(옵션)

▶ 입학허가서(또는 합격증)는 나중에 학생비자(Student visa) 신청이나 유학계좌 개설(한국) 등에 사용되므로 원본을 잘 보관해 두자. 나는 스캔해서도 보관했다.

▶ 합격 직후 가장 중요한 것은 Certificate of Eligibility(COE) 서류 신청이다. 미리 말하자면 COE는 일본 대사관에서 학생비자를 발급받는데 필요한 서류이다. (자세한 과정은 다음 편에서 서술)

▶ 성적표나 학위증명서 같은 증명 서류도 기재된 기한 내 제출을 꼭 마무리하자.

▶ 학생 의무 보험은 학교 내에서의 사고에 대해 보상을 해주는 보험인데, 일본에서 은행 계좌가 개설되면 보험료 납부가 가능하다. 일본에 거주하고 있지 않다면 지금 당장은 필요 없는 과정이다. (조건이 만족되었을 때 까먹지 말고 빠르게 처리하자)

▶ 입학식 및 오리엔테이션(OT) 참석 안내문과 초대장이 온다. 대학원생에게 입학식 참석은 참 낯설다. 굳이 필요 없고, 가지 않을 계획이다. 다만, OT는 참석해서 학사와 관련된 내용을 들을 예정이다.

▶ 입학을 포기하고자 한다면 그 사유와 함께 입학포기서를 전달해야 한다.

[입학 등록]

이후엔 학교에 입학 등록을 해야 한다. 학교마다 등록 방식은 다르겠지만 몇몇 서류를 직접 우편으로 보내야 한다. 내가 입학할 학교의 경우엔 온라인에서 입학 등록 후 서류를 직접 보내야 했다. 온라인 입학 등록 시에 기숙사 신청도 같이 하게 되었다. 온라인 입학 등록과 서류 도착 기한은 3월 1일까지 여유가 있었다.

[입학 등록 절차]

온라인 등록
입학금 납부 (또는 입학금 면제 신청)
등록금 납부용 은행 계좌 등록 (일본 은행 계좌 필요)
필요 서류 송달

[필요 서류 목록]

필요 서류 체크리스트
입학금 면제 신청서 (면제 신청자만 해당)
개인사고 보험료 납입증 (입학 후 제출 가능)
교내 사고보험 가입 서약증(외국인 학생용. 입학 등록 당시 해외 거주자용)
자전거 등록 신청서 (희망자만)
대중교통 학생 정기권 신청서(지정 구간) (희망자만)
졸업증명서
학위증명서 (졸업예정증명서를 제출해야 하는 자 한정)
석사 성적 증명서 (박사 과정 입학자 한정)
퇴직증명서 또는 퇴직확약서 (입학 전 재직 중이던 자 한정)
거주증명서 (입학 등록 시 일본에 거주 중인 자 한정)
훈련요청서 또는 교육참석 허가서 또는 부재허가서 (사회인 전형 한정)

학교로부터 우편으로 받은 종이 서류가 교과서 수준으로 엄청나게 많다. 모두 일본어로 되어있고, 일부 중요한 서류는 영어로도 되어있다. 너무 많아서 언제 다 읽나?라는 생각에 엄두가 안 난다. 한국이라면 온라인으로 전달해 주었겠지만, 일본의 아날로그 사회가 팍팍 느껴지는 부분이다. 그렇지만 꼼꼼하게 읽어야 이후의 과정을 무사히 끝낼 수 있다.

온라인으로 기본 정보를 등록하고 제출 필요 서류 체크리스트와 함께 서류를 학교로 보내면 된다.

입학금 면제 신청서는 가정형편이 어려운 학생에게 입학금을 면제시켜 주기 위함인데, 찢어지게 가난하지 않은 이상은 입학금 면제를 받기 어렵다. 아직은 입학금 면제받은 한국인을 본 적이 없다. 심지어 면제 사유를 일본어로 직접 구체적으로 적어서 내야 한다. 물론 많은 증빙서류도 필수다. 입학 후엔 수업료 면제 신청도 따로 해야 한다.

일본에 거주하고 있지 않은 이상 일본 은행 계좌를 개설할 수 없으므로, 보험료는 입학 후에 지불하고 납입증을 제출하면 된다. 입학 후 자전거를 구매한다면 자전거등록도 필수다. 단, 단순히 등록만 하는 것이 아니라 돈을 내야 한다...

서류만 잘 준비한다면 그리 시간도 오래 걸리지 않고, 어렵지 않은 과정이다. 다만, 서류가 대부분 일본어로 작성되었기 때문에 주의 깊게 살펴야 한다. 서류는 누락되거나 수정이 필요한 경우가 있으므로 여유 있게 보내도록 하자.

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