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[과학통통 시즌5] 행정은 내가 할게, 연구는 누가 할래? - 아 응애 탈출이에요 연구실 뉴비 필독!

Bio통신원(정민정)

등록2025.10.13
조회1662

차근차근 스텝을 밟아나갈 준비 완료!!
출처: Unsplash free image (Jon Tyson) 처음은 언제나 설렙니다.
연구실의 일원으로 연구실에 첫 출근 했던 날을 떠올려봅니다.
어떤 분들과 함께 공부하게 될지, 나는 어떤 실험을 준비해야 하고, 어떤 훌륭한 논문을 쓸지… 마음이 도저히 가라앉지 않는 느낌으로 가득했던…

‘모르는 것 천지’
라고 말하는 것이 민망할 만큼 말 그대로 ‘아무것도 모르는’ 상황에서 괜히 분주하게, 이리저리, 바쁘기만 했던 시간을 보낸 것 같습니다.

연구실 생활이 익숙해질 무렵이 되면,
처음의 걱정이 무색할 만큼, 그리고 엉뚱하게도! 수많은 서류와 주문, 결제와 실험실 관리에 짓눌리게 됩니다.
현실적으로 연구실 생활은 행정 업무가 필수적이라는 사실을 비로소 깨닫게 되는 순간입니다.

출처: Unsplash free image (ALEXANDRE DINAUT)

피할 수 없다면? 즐겨라?
그런데 즐길 수도 없다면요??? (ㅠ^ㅠ)
일단 받아들이고, 가장 효율적인 방법으로 해치워야겠지요!

이번 연재 동안에는 학교의 연구실에 들어가는 신입 연구원 및 학위 과정생 여러분께 제가 해왔던 ‘맨땅에 헤딩의 결과를 요약하여 소개드리고자 합니다.

이번 연재를 통해 여러분들의 소중한 시간과 에너지가 연구에 더 사용될 수 있기를 바라겠습니다.

오늘은 먼저, 구조부터 파악해 볼까요?

힘을 합쳐 봅시다!

출처: Unsplash free image (Parabol | The Agile Meeting Tool)

1. 학교와 연구실의 기본 구조를 이해하기

일반적인 연구실은 다음과 같이 구성되어 있습니다.
- 교수님(PI)
- 박사후연구원(Postdoc)
- 박사과정 및 석사과정 대학원생
- 석사·박사급 연구원(Researcher)
- 행정 연구원(행정 담당 등)

연구실의 일원은 아니지만, 자주 만나뵙게 될 분들도 있습니다.

- 결제 처리 관련 행정실 직원
- 실험/안전 관리 담당자
- 공용기기 관리자
- 시설/설비 관리자 (단과대학이 아닌 학교 차원의 시설/설비 유지 및 보수 담당자)

2. 그리고, 지도 교수님은 다양한 출처의 과제를 수행하게 됩니다.

- 학교 내부 과제
- 한국연구재단(NRF) 등 국가 과제
- 정부 부처 및 각 청 단위 과제
- 기업과의 공동 연구 과제
- 후원 재단 과제
- 협업 과제 (다른 학교의 교수님이 PI로, 우리 연구실이 해당 과제에 협업하는 경우)
- 그 외

3. 과제의 출처에 따라 예산 관리 및 결재처가 달라지게 됩니다. 일반적으로,

- 교내 과제 → 단과대학 행정실에서 관리
- 국가·기업 과제 → 산학협력단(산단) 주관
- 정부 부처 과제 → 해당 부처·청과 산단이 공동 관리
- 후원 재단 과제 → 재단의 관리가 필요한 경우, 일반적으로 계약서에 명시되어 있습니다.
그렇지 않은 경우라면 산학협력단이 관리하되, 행정실 수준에서 관리될 가능성이 높습니다.
- 협업 과제 → 본 대학이 관리하지 않고, 결제 및 결재권이 과제의 연구책임자의 대학에 있음.

여기서 팁

- 우선 본인이 속한 과제의 출처와 관리 부서를 파악하세요.
- 특히 대학원생이라면 BK21 사업 지원 여부를 확인하세요.
- 교내 장학금과 연구비의 중복 수령 가능 여부도 반드시 확인하세요.

출처: Unsplash free image (Call Me Fred)

4. 연구물품 구매와 결제 방식 이해하기

연구를 위해서는 시약·플라스틱웨어 등의 소모품을 구매해야 합니다.
구매 방식은 크게 두 가지로 나뉩니다.
- 직접 구매
과제 카드로 직접 결제하거나 세금계산서를 발행하여 연구원이 결제 후, 서류를 제출하는 방식입니다.
- 중앙 구매(입찰/수의계약)
고가 장비이거나 산단 규정상 중앙구매가 필요한 경우입니다.
(입찰) 일반적으로, 연구자가 제품 사양을 제출하면 학교 측에서 입찰을 통해 공급업체를 선정하여 구매를 진행합니다.
(수의계약) 일반적으로, 해당 제품을 취급하는 업체가 유일무이하거나, 특별한 사유가 있는 경우, 업체와 물품을 지정하여 수의계약을 진행합니다.

여기서 팁:

물품 A를 사야 할 때, 직접 구매해도 될지, 중앙 구매를 해야 할지 모르겠을 때에는 먼저 산학협력단 규정을 확인하시고, 필요하다면 행정실 또는 산단 구매 담당자에게 문의하세요.

5. 효율적인 문의를 위한 팁!

- 공식 과제명과 과제 번호를 먼저 확인하세요.
연구실에서 편히 쓰는 과제명칭이 아닌 공식적인 과제의 이름과 과제 번호를 확인하세요.
연구행정 시스템에 접속하면 확인할 수 있습니다.
과제번호의 예시는 다음과 같으며, 대학교나 단과대학마다 고유한 번호를 갖고 있습니다.
(보통 과제의 출처(학교/연구재단/후원재단 등) 고유 번호 혹은 단과대학 고유번호와 연구계약체결 연도가 포함되고, 이후 계약 순서대로 0001, 0002 등 주어집니다.)
과제번호 예시) 900-20250001 / 0409-20190101 / 20220000000061
- 과제 관련 문의 시에는 반드시 ‘공식 과제명’과 ‘과제번호’를 말씀하세요.
예) "안녕하세요, 자연대학 생명과학부 ㅇㅇㅇ교수님 연구실입니다.
줄기세포 연구 과제 지출 관련하여 문의드리려 합니다." (X)
예) "안녕하세요, 자연대학 생명과학부 ㅇㅇㅇ교수님 연구실입니다.
줄기세포를 활용한 Z질병 치료제 ABC 스크리닝 연구
(과제번호: 202500010023) 과제 지출 관련하여 문의드리려 합니다.(O)
- 누구한테 물어봐야 할지 모르겠어요.
일반적으로, 연구행정 시스템에서 과제 담당자(연구책임자가 아닌!!)가 함께 표기됩니다.
주로 해당 학과 행정실이나 산학협력단의 해당 단과대학 담당자 일 가능성이 높습니다.
교수님께 문의 후, 담당자를 못 찾으신다면 우선 학과 행정실에 문의해 보세요.

출처: Unsplash free image (Camylla Battani)

6. 자주 사용되는 구매 규칙

- 얼마까지는 직접 결제해도 되나요?

일반적으로, 시약·플라스틱웨어 등 소모품은 300만 원 이하의 경우 대부분 직접 구매가 가능합니다. ※그러나 반드시 과제의 지출 규정을 확인하세요!!
- 시약을 어디서 사요?
시약 및 기기 견적은 연구실에서 거래하던 업체 또는 BRIC 벤더 목록을 활용하세요. ( BRIC 시약 벤더 바로가기 )
- 결제는 어떻게 해요?
직접 결제의 경우 영업사원분이 납품 시 카드리더기를 지참하여 현장에서 결제 (현장에서 영수증과 거래명세서를 받으세요)
혹은 유선으로 카드번호를 불러드린 뒤 결제 (납품 시 혹은 결제 시 영수증 혹은 거래명세서를 받으세요)
물품 1개씩 결제하지 마시고, 여러 품목을 모아 한 번에 결제하면 서류 처리가 훨씬 간편해집니다.
(직접 결제가 가능한 금액만큼 모아서 결제하는 방법 / (구매가 많은 경우) 월 별로 결제하는 방법 / 일정 주기로 결제하는 방법 등)
- 서브원은 뭐예요?
대학에 따라 시약 및 물품을 직접구매가 아닌 ‘서브원’이라는 구매 시스템을 통해 구매해야 할 수 있습니다.
서브원의 경우, 입점이 되어있는 업체 및 제품일 때 에는 바로 주문이 가능하지만,
그렇지 않은 경우 거래처에 ‘서브원 거래가 필요합니다’라고 말씀드려야 합니다.
간편한 방법이지만 서브원은 취급 물품이 적고, 배송이 느린 단점이 있습니다.
- 기기도 직접 결제해도 되나요?
- 백만 원 이상 기기(파이펫, 볼텍서, 테이블탑 원심분리기 등)는 원칙적으로 중앙구매 대상이나,
일반적으로는 직접 구매가 허용되는 경우가 많습니다. 그러나 담당자에게 사전 확인을 꼭 하세요!
- 이것도 사도 되나요?
사무용 가구나 연구와 직접 관련이 없는 물품(USB, 시계 등)은 결제가 제한될 수 있으므로 반드시 사전 문의하시기 바랍니다.
퀵서비스나 우편비, 인쇄비 등 은 해당 항목으로 지출해야 합니다.

7. 결제 후 서류 처리

- 대부분 N월 1일~말일 결제분은 N+1월 20일 전까지 지출 서류를 제출해야 합니다.
예) 9월 28일에 결제한 시약은 다음 달인 10월까지 지출 서류를 제출하면 됩니다.
일반적으로 25일이 결제일이니 학과 행정실 및 산학협력단에서는 20일 혹은 15일 전후로 서류 제출을 마감합니다.
- 분명 결제했는데 내역이 안 떠요.
카드 결제 내역은 내역이 나오기까지 2~3일 소요될 수 있습니다.
한 달에도 여러 번 결제를 한다면, 결제 당시 서류를 준비해 두고 특정한 날을 지정하여 해당 일에 전부 서류를 올리는 방법이 효율적일 수 있습니다.
- 시약 및 소모품은 인수확인서와 납품 사진을 첨부하여 제출합니다.
- PCR 기기나 원심분리기 등 연구 장비는 연구실 자산으로 자산 등록 절차를 거쳐야 하며, 등록 스티커 부착 및 실물 확인 절차가 진행됩니다.

오늘은 학교의 시스템이 어떻게 흘러가는지 전체적인 구조를 파악해 보았습니다.

구체적으로 시약은 어떤 것을 구매하는 게 좋은지,
견적은 어떻게 받는지,
세금계산서 발행 결제는 어떻게 하는지,
물품 인수 확인은 어떻게 하는지와 같은 자세한 방법들은 이번 연재 동안 차근히 잘 정리하여 만나 뵙겠습니다. :)

과학으로 소통소통 과학통통
- 소통은 언제든 환영합니다. (댓글, 이메일, 메시지, 전화, 자필편지, 자택 방문)
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